บริการขนย้ายเอกสารและคลังแฟ้มโดย Bangkok Moving

ฝ่ายธุรการหรือฝ่ายกฎหมายขององค์กรที่เคยต้องย้ายห้องเก็บเอกสารมาก่อนจะรู้ดีว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่น้ำหนักกล่อง แต่อยู่ที่การรักษาลำดับแฟ้มเดิมไม่ให้สลับที่กันระหว่างขนย้าย เพราะเอกสารบางประเภทเรียงตามปีหรือตามรหัสลูกค้าที่ถ้าสลับกันแล้วต้องเสียเวลาค้นหาใหม่ทั้งหมด ทีมงาน Bangkok Moving จึงใช้ระบบทะเบียนคุมกล่องเฉพาะสำหรับงานขนย้ายเอกสารโดยเฉพาะ แยกจากขั้นตอนขนย้ายเฟอร์นิเจอร์ทั่วไป

งานลักษณะนี้มักเกิดขึ้นพร้อมกับการย้ายสำนักงานทั้งชั้น แต่ก็มีหลายกรณีที่แยกจ้างเฉพาะส่วนคลังเอกสารต่างหาก เช่น ย้ายห้องเก็บแฟ้มเก่าไปโกดังโดยไม่ได้ย้ายทั้งสำนักงาน ถ้างานของคุณเป็นการย้ายสำนักงานทั้งชั้นรวมทุกแผนก หน้า ย้ายสำนักงาน จะครอบคลุมภาพรวมมากกว่า ส่วนหน้านี้จะเจาะเฉพาะเรื่องแฟ้มและเอกสารโดยตรง

ต่อไปนี้เป็นคำถามที่ฝ่ายธุรการและฝ่ายจัดเก็บเอกสารถามบ่อยเวลาต้องวางแผนขนย้ายคลังแฟ้มขนาดใหญ่

ปรึกษาก่อนตัดสินใจได้ ไม่มีค่าใช้จ่ายทักไลน์096-275-9993

คลังเอกสารที่มีแฟ้มนับพันแฟ้ม เริ่มวางแผนขนย้ายจากตรงไหน?

เริ่มจากสำรวจจำนวนตู้และชั้นวางแฟ้มทั้งหมดก่อนว่ามีกี่แถวกี่ชั้น แล้วถ่ายรูปผังชั้นเก็บเดิมไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง ทีมงานจะกำหนดรหัสกล่องให้ตรงกับตำแหน่งชั้นเดิมทุกกล่องก่อนเริ่มบรรจุ เพื่อให้ตอนขนถึงปลายทางสามารถจัดเรียงกลับเข้าชั้นใหม่ในลำดับเดียวกับที่เคยอยู่

ห้องเก็บเอกสารขนาดใหญ่มักมีระบบจัดเก็บที่ฝ่ายธุรการวางไว้เองมานาน เช่น เรียงตามปีงบประมาณหรือตามรหัสแผนก ทีมงานจะไม่เปลี่ยนระบบจัดเก็บเดิม แต่จะถ่ายภาพผังชั้นวางทั้งหมดก่อนเริ่มงาน แล้วกำหนดรหัสกล่องให้อ้างอิงกับตำแหน่งเดิมโดยตรง วิธีนี้ทำให้ฝ่ายธุรการไม่ต้องมานั่งจัดหมวดหมู่เอกสารใหม่ทั้งหมดหลังขนย้ายเสร็จ

• ถ่ายรูปผังชั้นเก็บเดิมทุกแถวก่อนเริ่มบรรจุ
• กำหนดรหัสกล่องอ้างอิงตำแหน่งชั้นเดิม
• แยกเอกสารตามหมวดที่ฝ่ายธุรการใช้งานจริง ไม่ปนกัน

กล่องเอกสารมาตรฐานที่ใช้ต่างจากกล่องขนย้ายทั่วไปยังไง?

กล่องเอกสารมาตรฐานออกแบบมาให้พอดีกับขนาดแฟ้มและกระดาษ A4 ทำให้จัดเรียงในกล่องได้แน่นไม่คลอน และมีโครงสร้างที่รับน้ำหนักกระดาษได้ดีกว่ากล่องขนย้ายทั่วไปที่เน้นใส่ของหลายรูปแบบ ฝากล่องแบบมีช่องล็อกในตัวยังช่วยไม่ให้ฝาเปิดระหว่างขนย้ายด้วย

กล่องเอกสารทั่วไปที่ใช้ในสำนักงานมักมีขนาดมาตรฐานใกล้เคียงกันทั่วประเทศ เพราะออกแบบมาให้พอดีกับแฟ้มสันกว้างที่ใช้กันทั่วไป ทีมงานเลือกใช้กล่องประเภทนี้แทนกล่องขนย้ายทั่วไปเพราะรับน้ำหนักกระดาษที่อัดแน่นได้ดีกว่า ไม่บวมหรือยุบตัวกลางทาง ซึ่งถ้ากล่องยุบระหว่างขนส่งอาจทำให้แฟ้มด้านในเสียรูปหรือกระดาษยับได้ ปัจจัยเรื่องจำนวนกล่องและน้ำหนักรวมก็มีผลต่อราคาเช่นกัน อ่านเพิ่มที่หน้า ค่าใช้จ่าย

ทะเบียนคุมกล่องเอกสารทำงานยังไง ตรวจสอบยอดครบไม่ครบได้จริงไหม?

ทีมงานทำทะเบียนคุมกล่องแยกต่างหากจากระบบป้าย label ทั่วไป โดยบันทึกหมายเลขกล่อง หมวดเอกสารโดยสังเขป และตำแหน่งต้นทาง-ปลายทางไว้เป็นรายการ ก่อนขนขึ้นรถและหลังขนลงปลายทางจะมีการตรวจนับจำนวนกล่องเทียบกับทะเบียนทุกครั้ง เพื่อยืนยันว่าไม่มีกล่องตกหล่นระหว่างทาง

งานขนย้ายเอกสารต่างจากงานขนย้ายเฟอร์นิเจอร์ตรงที่ลูกค้ามักต้องการหลักฐานยืนยันว่าเอกสารทุกกล่องถึงปลายทางครบ ไม่ใช่แค่ของไม่หายเฉย ๆ ทีมงานจึงทำทะเบียนคุมเป็นรายการแยกให้ฝ่ายธุรการเซ็นรับทราบทั้งตอนก่อนขนและหลังขนถึง ถ้าองค์กรต้องการรายงานสรุปจำนวนกล่องแยกตามแผนกด้วย ทีมงานสามารถจัดทำให้ตามที่ตกลงกันก่อนเริ่มงานได้

เอกสารที่มีข้อมูลลับหรือข้อมูลลูกค้า ต้องดูแลเป็นพิเศษยังไง?

เอกสารที่มีข้อมูลลับควรบรรจุในกล่องที่ปิดผนึกมิดชิดและติดป้ายเฉพาะแยกจากเอกสารทั่วไป ไม่เปิดกล่องระหว่างขนย้ายโดยไม่จำเป็น ทีมงานแนะนำให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องของลูกค้าเป็นผู้บรรจุเอกสารลับเข้ากล่องเองก่อนส่งมอบให้ทีมขนย้าย เพื่อจำกัดจำนวนคนที่เข้าถึงเนื้อหาเอกสารให้น้อยที่สุด

องค์กรที่มีเอกสารเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าหรือสัญญาที่มีเงื่อนไขรักษาความลับ มักกังวลเรื่องการเข้าถึงเอกสารระหว่างขนย้ายมากกว่าความเสียหายทางกายภาพ ทีมงานจึงแนะนำแนวทางที่ลดความเสี่ยงให้น้อยที่สุด คือให้ฝ่ายเจ้าของเอกสารบรรจุกล่องเองตั้งแต่ต้น ทีมงานทำหน้าที่เฉพาะขนย้ายกล่องที่ปิดผนึกแล้วเท่านั้น ไม่แกะหรือตรวจสอบเนื้อหาด้านในระหว่างทาง

ตู้เอกสารเหล็กแบบมีลิ้นชักหลายชั้น ต้องขนของออกก่อนหรือขนทั้งตู้ได้เลย?

ตู้เอกสารเหล็กขนาดเล็กถึงกลางที่ลิ้นชักมีระบบล็อกแน่นหนา สามารถขนทั้งตู้พร้อมแฟ้มด้านในได้โดยไม่ต้องขนของออกก่อน แต่ตู้ขนาดใหญ่หรือลิ้นชักที่ไม่มีระบบล็อกควรนำแฟ้มออกมาบรรจุกล่องแยกก่อน เพื่อป้องกันลิ้นชักเลื่อนเปิดกระแทกระหว่างขนย้ายจนแฟ้มกระจัดกระจาย

ตู้เอกสารแต่ละรุ่นมีกลไกล็อกลิ้นชักไม่เหมือนกัน ทีมงานจะตรวจสอบก่อนว่าลิ้นชักแต่ละชั้นล็อกแน่นพอจะขนทั้งตู้โดยของไม่หกหรือไม่ ถ้าตู้เก่าที่ระบบล็อกหลวมแล้ว ทีมงานแนะนำให้นำแฟ้มออกมาบรรจุกล่องเอกสารมาตรฐานแทน เพราะปลอดภัยกว่าการเสี่ยงขนทั้งตู้แล้วลิ้นชักเปิดกลางทาง

ปริมาณเอกสารมหาศาลแบบนี้ใช้เวลาขนย้ายกี่วันโดยประมาณ?

ขึ้นอยู่กับจำนวนแฟ้มและระยะทางระหว่างต้นทางกับปลายทาง คลังเอกสารขนาดกลางที่มีตู้ไม่กี่สิบใบมักเสร็จภายในหนึ่งวัน ส่วนคลังเอกสารขนาดใหญ่ระดับองค์กรที่มีหลายพันแฟ้มอาจต้องใช้เวลาหลายวันแยกทำเป็นโซน ทีมงานจะประเมินให้ชัดเจนหลังสำรวจปริมาณจริงหน้างาน

งานคลังเอกสารขนาดใหญ่มักแบ่งทำเป็นล็อตตามแผนกหรือตามชั้นวาง ไม่ทำทีเดียวทั้งหมดเพื่อลดความเสี่ยงเรื่องความสับสนของทะเบียนคุมกล่อง ทีมงานแนะนำให้เริ่มจากแฟ้มที่ใช้งานน้อยที่สุดก่อน เช่น เอกสารเก่าที่พ้นระยะเก็บตามกฎหมายแล้วแต่ยังไม่ได้ทำลาย ส่วนแฟ้มที่ใช้งานบ่อยประจำวันจะขนเป็นล็อตสุดท้ายเพื่อให้ฝ่ายธุรการยังทำงานได้ตามปกติจนใกล้วันเสร็จงาน ถ้าอยากพักแฟ้มเก่าบางส่วนไว้ก่อนแทนที่จะขนไปสำนักงานใหม่ทันที ดูรายละเอียดที่หน้า เช่าที่วางของ

ส่งมอบเข้าชั้นเก็บเดิมที่ปลายทางต้องระบุตำแหน่งยังไงให้ตรง?

ก่อนขนถึงปลายทาง ฝ่ายธุรการควรกำหนดผังชั้นวางใหม่ให้ตรงกับรหัสกล่องที่ทีมงานกำหนดไว้ตั้งแต่ต้นทาง เมื่อรถถึงปลายทาง ทีมงานจะขนกล่องเข้าชั้นตามรหัสที่ตรงกันทันที ไม่ต้องเปิดกล่องตรวจดูเนื้อหาก่อนว่าเป็นแฟ้มของแผนกไหน ลดเวลาจัดเรียงและความเสี่ยงที่เอกสารจะสลับที่กัน

ขั้นตอนนี้เป็นจุดที่ตัดสินว่างานขนย้ายเอกสารสำเร็จจริงหรือไม่ เพราะถ้าระบบรหัสกล่องกับผังชั้นวางใหม่ไม่ตรงกัน ฝ่ายธุรการจะต้องเสียเวลาไล่เปิดกล่องดูทีละใบภายหลัง ทีมงานจึงยืนยันผังชั้นวางใหม่กับฝ่ายธุรการอีกครั้งก่อนวันขนถึงจริงเสมอ เพื่อให้ขั้นตอนส่งมอบจบในวันเดียวโดยไม่ต้องกลับมาแก้ไขทีหลัง