ขนย้ายสำนักงาน ย้ายออฟฟิศทั้งชั้นโดยทีมงาน Bangkok Moving

ฝ่ายบริหารสำนักงานที่เคยวางแผนย้ายออฟฟิศมาก่อนจะรู้ว่างานนี้ต่างจากย้ายบ้านตรงที่มีคนหลายสิบถึงหลายร้อยคนที่ต้องกลับมานั่งทำงานได้ตามปกติในเช้าวันจันทร์ ทีมงาน Bangkok Moving จึงออกแบบงานย้ายสำนักงานให้เป็นงานที่ทำนอกเวลาทำการหรือช่วงวันเสาร์อาทิตย์เป็นหลัก เพื่อไม่ให้กระทบตารางประชุมหรือการติดต่อลูกค้าของบริษัท

ความซับซ้อนของงานนี้อยู่ที่การประสานหลายฝ่ายพร้อมกัน ทั้งนิติบุคคลอาคารสำนักงานที่ต้องขออนุญาตใช้ลิฟต์ขนของ ฝ่ายไอทีของลูกค้าที่ต้องถอดเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ก่อนวันงาน และหัวหน้าแผนกแต่ละทีมที่ต้องยืนยันผังโต๊ะที่ปลายทาง ถ้าองค์กรของคุณเป็นร้านค้าหรือร้านอาหารที่ต้องย้ายแทน หน้า ย้ายร้านค้า จะตรงกับลักษณะงานมากกว่า และถ้ามีแฟ้มเอกสารจำนวนมากที่ต้องเก็บลำดับให้แม่นยำ หน้า ขนย้ายเอกสาร อธิบายเรื่องนั้นโดยเฉพาะ

เนื้อหาต่อไปนี้ไล่เรียงคำถามที่ฝ่ายบริหารสำนักงานถามบ่อยที่สุด ตั้งแต่ขั้นตอนประสานงานก่อนวันย้ายไปจนถึงเช้าวันแรกที่พนักงานกลับเข้าออฟฟิศใหม่

ปรึกษาก่อนตัดสินใจได้ ไม่มีค่าใช้จ่ายทักไลน์096-275-9993

ทำไมงานย้ายสำนักงานต้องทำนอกเวลาทำการหรือวันหยุด?

เพราะการย้ายทั้งชั้นต้องปิดการใช้งานพื้นที่ชั่วคราว ถ้าทำระหว่างวันทำงานปกติจะกระทบพนักงานที่ยังต้องประชุมหรือรับสายลูกค้าอยู่ ทีมงานจึงแนะนำให้เริ่มงานหลังเลิกงานตอนเย็นวันศุกร์หรือทั้งวันเสาร์อาทิตย์ เพื่อให้ของทุกชิ้นถึงที่ใหม่และจัดวางเสร็จก่อนเช้าวันจันทร์ที่พนักงานต้องกลับเข้าทำงาน

การเลือกช่วงเวลาทำงานมีผลต่อความราบรื่นของทั้งโครงการมาก ถ้าบริษัทมีสาขาหรือแผนกที่ทำงานเป็นกะ ทีมงานจะสอบถามล่วงหน้าว่ามีแผนกไหนต้องเข้าออกพื้นที่นอกเวลาทำการปกติบ้าง เพื่อกันพื้นที่ทำงานให้แผนกนั้นแยกจากโซนที่กำลังขนย้ายอยู่ งานลักษณะนี้มักวางแผนล่วงหน้าเป็นสัปดาห์ ไม่ใช่นัดกะทันหันแบบงานบ้านทั่วไป เพราะต้องเผื่อเวลาให้ฝ่ายไอทีและฝ่ายบริหารอาคารเตรียมตัวด้วย

• กันเวลาช่วงเย็นวันศุกร์ถึงเช้าวันจันทร์ให้เพียงพอกับปริมาณของ
• แจ้งแผนกที่ต้องทำงานนอกเวลาให้ทีมงานทราบล่วงหน้า
• เผื่อเวลาสำรองกรณีลิฟต์ขนของหรือระบบไฟฟ้าปลายทางมีปัญหา

ต้องประสานนิติอาคารและจองลิฟต์ขนของยังไงให้ทันวันงาน?

ควรติดต่อฝ่ายนิติอาคารทั้งฝั่งต้นทางและปลายทางล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งถึงสองสัปดาห์ เพราะอาคารสำนักงานหลายแห่งมีคิวใช้ลิฟต์ขนของจำกัดและต้องยื่นเอกสารแจ้งขนย้ายก่อน ทีมงานจะช่วยเตรียมเอกสารฝั่งบริษัทขนย้าย เช่น ทะเบียนรถและรายชื่อพนักงานที่เข้าปฏิบัติงาน ให้ตรงตามที่แต่ละอาคารกำหนด

อาคารสำนักงานขนาดใหญ่มักมีระเบียบเข้มงวดกว่าคอนโดที่พักอาศัย เพราะต้องดูแลความปลอดภัยของผู้เช่ารายอื่นในตึกเดียวกันด้วย บางอาคารกำหนดให้ใช้ลิฟต์ขนของเฉพาะช่วงเวลาที่ระบุเท่านั้น และต้องมีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยของอาคารประกบระหว่างขนของ ทีมงานแนะนำให้ฝ่ายบริหารสำนักงานของลูกค้าเป็นผู้ประสานอาคารโดยตรงก่อน แล้วส่งเอกสารและเงื่อนไขที่อาคารต้องการมาให้ทีมงานเตรียมตามนั้น

ปูแผ่นรองพื้นกันรอยตรงไหนบ้างของออฟฟิศระหว่างขนของ?

ทีมงานปูแผ่นรองพื้นกันเปื้อนกันรอยตามเส้นทางหลักที่ต้องเข็นของผ่าน ได้แก่ ทางเดินในล็อบบี้ ภายในลิฟต์ขนของ และทางเดินหน้าห้องประชุมหรือโซนต้อนรับ เพื่อป้องกันพื้นหินขัดหรือพรมของอาคารเป็นรอยหรือเปื้อนระหว่างขนของหนักอย่างตู้เอกสารและโต๊ะทำงาน

พื้นในอาคารสำนักงานส่วนใหญ่เป็นวัสดุที่ดูแลรักษายาก เช่น หินขัดหรือกระเบื้องเคลือบมันที่เป็นรอยง่ายถ้าลากของหนักผ่านโดยตรง ทีมงานจึงปูแผ่นรองพื้นก่อนเริ่มงานทุกครั้ง โดยเฉพาะจุดที่ต้องเลี้ยวมุมแคบซึ่งล้อรถเข็นมักเสียดสีกับพื้นมากกว่าจุดอื่น การป้องกันตั้งแต่ต้นช่วยลดข้อพิพาทเรื่องความเสียหายกับฝ่ายอาคารได้มาก

ระบบ label ผังโต๊ะช่วยจัดที่นั่งพนักงานที่ออฟฟิศใหม่ยังไง?

ทีมงานติดป้ายกำกับทุกกล่องและเฟอร์นิเจอร์ระบุรหัสโต๊ะหรือชื่อแผนกตามผังที่นั่งใหม่ที่ฝ่ายบริหารสำนักงานกำหนดไว้ล่วงหน้า เมื่อถึงปลายทางทีมงานจะขนของลงตรงตำแหน่งโต๊ะตามป้ายทันที พนักงานแต่ละคนไม่ต้องมาคอยชี้บอกว่ากล่องของตัวเองต้องไปวางตรงไหน

งานย้ายสำนักงานทั้งชั้นมักมีโต๊ะทำงานหลายสิบจุดที่ต้องสลับตำแหน่งใหม่ตามผังองค์กรที่ปรับปรุงแล้ว ถ้าไม่มีระบบป้ายกำกับที่ชัดเจน ของแต่ละคนอาจสลับที่กันจนวุ่นวายตอนเช้าวันแรกที่กลับเข้าทำงาน ทีมงานจะขอผังที่นั่งใหม่จากฝ่ายบริหารสำนักงานก่อนวันงานเสมอ แล้วเขียนรหัสลงบนป้ายให้ตรงกับผังนั้นทุกกล่องก่อนเริ่มขน

โต๊ะและพาร์ทิชันออฟฟิศต้องถอด-ประกอบใหม่ทุกชิ้นไหม?

ไม่ทุกชิ้น ขึ้นอยู่กับขนาดและทางผ่านของแต่ละอาคาร โต๊ะทำงานและพาร์ทิชันแบบแยกชิ้นส่วนที่ผ่านลิฟต์และประตูได้พอดีมักไม่ต้องถอด แต่ชุดที่ประกอบเป็นแผงใหญ่หรือมีขนาดเกินช่องลิฟต์จะต้องถอดแยกชิ้นก่อนขนแล้วประกอบใหม่ที่ปลายทางตามผังเดิม

พาร์ทิชันกั้นห้องทำงานส่วนใหญ่ออกแบบมาให้ถอดประกอบได้อยู่แล้วตั้งแต่ตอนติดตั้งครั้งแรก ทีมงานจะตรวจดูจุดยึดสกรูและแนวประกอบก่อนเริ่มถอด เพื่อให้ประกอบกลับที่ปลายทางได้ตรงตามเดิมโดยไม่ต้องเจาะรูใหม่ ส่วนโต๊ะทำงานที่เป็นขาเหล็กแยกจากหน้าโต๊ะไม้ มักถอดขาออกชั่วคราวเพื่อประหยัดพื้นที่รถและป้องกันหน้าโต๊ะเป็นรอยระหว่างเรียงซ้อนกัน

อุปกรณ์ไอทีอย่างคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์ขนย้ายต้องระวังอะไรเป็นพิเศษ?

ฝ่ายไอทีของลูกค้าควรเป็นผู้ถอดสายและปิดเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์เองก่อนวันขนย้าย เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายจากการปิดเครื่องไม่ถูกวิธี ส่วนทีมงานขนย้ายจะรับหน้าที่ห่อหุ้มด้วยผ้าห่มกันกระแทกและฟิล์มยืด ตั้งกล่องในแนวตั้งตามที่ระบุบนตัวเครื่อง แล้วขนด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษ

อุปกรณ์ไอทีเป็นของที่มูลค่าความเสียหายสูงกว่าเฟอร์นิเจอร์ทั่วไปมาก เพราะนอกจากตัวเครื่องแล้วยังมีข้อมูลที่กู้คืนไม่ได้ถ้าฮาร์ดดิสก์เสียหาย ทีมงานแนะนำให้ลูกค้าสำรองข้อมูลสำคัญไว้ก่อนวันงานเสมอ แม้จะห่อหุ้มและขนด้วยความระมัดระวังแล้วก็ตาม เพราะเป็นการป้องกันความเสี่ยงอีกชั้นที่ทีมขนย้ายควบคุมเองไม่ได้ทั้งหมด

ลดเวลา downtime ของบริษัทตอนย้ายทั้งชั้นได้ยังไงบ้าง?

วิธีที่ช่วยลด downtime ได้มากที่สุดคือแบ่งงานเป็นล็อตตามแผนกแทนการขนทั้งชั้นพร้อมกัน ให้แผนกที่ทำงานเสร็จก่อนย้ายก่อน และวางแผนให้ระบบเครือข่ายกับสายไฟที่ปลายทางพร้อมใช้งานก่อนของจะมาถึง เพื่อให้พนักงานเสียบปลั๊กทำงานต่อได้ทันทีโดยไม่ต้องรอช่างติดตั้งระบบเพิ่ม

บริษัทที่เคยย้ายสำนักงานมาก่อนมักบอกว่าปัญหาที่ทำให้ downtime ยืดยาวไม่ใช่การขนของช้า แต่เป็นระบบที่ปลายทางยังไม่พร้อม เช่น สายแลนยังไม่เดินครบหรือปลั๊กไฟไม่พอ ทีมงานแนะนำให้ประสานช่างระบบไฟฟ้าและเครือข่ายของอาคารใหม่ให้เสร็จก่อนวันขนย้ายจริง จะได้ใช้เวลาที่เหลือทั้งหมดไปกับการจัดวางของแทนการรอระบบพร้อม ปัจจัยเรื่องจำนวนล็อตงานและช่วงเวลาที่เลือกใช้ก็มีผลต่อราคาด้วย อ่านรายละเอียดเพิ่มได้ที่หน้า ค่าใช้จ่าย

สำนักงานที่มีหลายสาขาย้ายพร้อมกันจัดคิวรถยังไง?

งานที่มีหลายสาขาย้ายพร้อมกันจะวางแผนแยกทีมและรถต่อสาขา แล้วนัดเวลาขนของแต่ละสาขาให้ไม่ชนกัน โดยเฉพาะถ้าปลายทางเป็นอาคารเดียวกัน ทีมงานจะประสานให้แต่ละสาขาใช้ช่วงเวลาลิฟต์ขนของแยกกันชัดเจน เพื่อไม่ให้ของจากคนละแผนกปะปนกันตอนขนลงพร้อมกัน

องค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายสาขาหรือหลายแผนกย้ายเข้าอาคารใหม่พร้อมกันมักต้องการผังเวลาที่ชัดเจนกว่างานทั่วไป ทีมงานจะทำตารางเวลาแยกตามสาขาให้ฝ่ายบริหารตรวจสอบก่อนวันงาน เพื่อยืนยันว่าไม่มีช่วงเวลาไหนที่รถหลายคันต้องแย่งใช้ลิฟต์ขนของพร้อมกัน ลดปัญหาความล่าช้าที่มักเกิดจากการจัดคิวไม่ดีตั้งแต่ต้น