ย้ายออฟฟิศต้องทำอะไรบ้าง ไล่ทีละช่วงเวลา

คำถามว่าย้ายออฟฟิศต้องทำอะไรบ้าง มักถูกถามตอนที่เหลือเวลาไม่ถึงเดือน ซึ่งเป็นจังหวะที่แก้อะไรได้ไม่มากแล้ว งานย้ายออฟฟิศที่ราบรื่นเกือบทั้งหมดเริ่มวางแผนตั้งแต่ยังไม่เซ็นสัญญาเช่าที่ใหม่ด้วยซ้ำ เพราะเงื่อนไขของอาคารทั้งสองฝั่งเป็นตัวกำหนดว่าจะย้ายได้วันไหนและช่วงเวลาไหน

ทีมงาน Bangkok Moving รับงานย้ายสำนักงานในกรุงเทพฯ มาต่อเนื่อง สิ่งที่ทำให้งานพังบ่อยที่สุดไม่ใช่ของหนักหรือของเยอะ แต่เป็นเรื่องที่ไม่มีใครรับผิดชอบชัดเจน เช่น ไม่มีใครจองลิฟต์ ไม่มีใครแจ้งฝ่ายไอทีเรื่องคิวรื้อเซิร์ฟเวอร์ หรือไม่มีใครรู้ว่าเฟอร์นิเจอร์ตัวไหนเป็นของอาคาร ด้านล่างนี้คือลำดับงานที่เราใช้จริงกับลูกค้าองค์กร ดูรายละเอียดบริการได้ที่หน้า ย้ายสำนักงาน

ปรึกษาก่อนตัดสินใจได้ ไม่มีค่าใช้จ่ายทักไลน์096-275-9993

ย้ายออฟฟิศต้องเริ่มเตรียมตัวล่วงหน้ากี่วัน?

สำหรับออฟฟิศขนาดกลางที่มีพนักงานหลายสิบคน ควรเริ่มวางแผนอย่างน้อยหกสิบวันก่อนวันขนจริง เหตุผลไม่ใช่เพราะแพ็กของนาน แต่เพราะเรื่องที่ต้องรออนุมัติจากคนอื่นใช้เวลาเอง ทั้งการขออนุญาตอาคาร การจองลิฟต์ขนของ การนัดผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต และการสั่งทำเฟอร์นิเจอร์หรือระบบไฟที่ปลายทาง

ออฟฟิศเล็กที่มีโต๊ะไม่กี่ตัวย่นเวลาได้ แต่ก็ไม่ควรต่ำกว่าสองถึงสามสัปดาห์ เพราะยังต้องรอคิวอาคารและคิวผู้ให้บริการเครือข่ายอยู่ดี

สิ่งแรกที่ควรทำก่อนอย่างอื่นคือขอเอกสารเงื่อนไขการขนย้ายจากนิติบุคคลของอาคารทั้งต้นทางและปลายทาง เพราะเอกสารสองใบนี้จะเป็นตัวตัดสินว่าวันที่คุณอยากย้ายนั้นย้ายได้จริงหรือไม่

ช่วง 60 ถึง 30 วันก่อนย้าย ต้องทำอะไร?

ช่วงนี้เป็นช่วงตัดสินใจและขออนุญาต งานหลักคือยืนยันวันขนกับอาคารทั้งสองฝั่ง ตั้งผู้รับผิดชอบหลักหนึ่งคนเป็นเจ้าภาพ สำรวจของทั้งหมดว่าอะไรย้ายไปและอะไรไม่ไป วางผังที่นั่งของออฟฟิศใหม่ และแจ้งผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตกับระบบโทรศัพท์ให้เริ่มดำเนินการติดตั้งที่ใหม่

ผังที่นั่งของออฟฟิศใหม่คือเอกสารที่มีค่าที่สุดในงานย้ายออฟฟิศ เพราะมันคือสิ่งที่ทำให้ทีมขนย้ายวางของถูกที่ตั้งแต่รอบแรก ไม่ต้องมายกซ้ำในวันเปิดทำงาน ผังที่ใช้ได้จริงต้องระบุหมายเลขโซนหรือหมายเลขโต๊ะ ไม่ใช่แค่ชื่อแผนก

ช่วงนี้ควรตัดสินใจเรื่องของที่ไม่เอาไปด้วย ทั้งเฟอร์นิเจอร์เก่า เอกสารที่ครบอายุจัดเก็บ และอุปกรณ์ไอทีที่เลิกใช้แล้ว เพราะการขนของที่ไม่ได้ใช้ไปที่ใหม่คือการจ่ายค่าขนย้ายให้ของที่จะทิ้งอยู่ดี

ช่วง 30 ถึง 7 วันก่อนย้าย ต้องทำอะไร?

ช่วงนี้เปลี่ยนจากการวางแผนเป็นการลงมือ งานหลักคือกำหนดระบบติดป้ายกล่องให้ทั้งบริษัทใช้แบบเดียวกัน แจกกล่องและวัสดุแพ็กให้พนักงานเก็บของส่วนตัว นัดฝ่ายไอทีเรื่องลำดับการปิดและรื้อระบบ ยืนยันคิวลิฟต์กับอาคาร และแจ้งลูกค้ากับคู่ค้าเรื่องช่วงเวลาที่อาจติดต่อได้ยาก

ระบบติดป้ายที่ใช้ได้จริงต้องอ่านออกตั้งแต่ระยะไกลและบอกได้สามอย่างในแผ่นเดียว คือ กล่องนี้มาจากใครหรือแผนกไหน ต้องไปวางที่โซนไหนของที่ใหม่ และเป็นของที่ต้องเปิดใช้ก่อนหรือเปิดทีหลัง ทีมงานของเราใช้ระบบป้ายละเอียดกับงานสำนักงานทุกงานด้วยเหตุผลนี้

อีกงานที่ควรทำในช่วงนี้คือถ่ายรูปการต่อสายอุปกรณ์ทุกจุดก่อนถอด โดยเฉพาะห้องเซิร์ฟเวอร์และเครื่องพิมพ์ส่วนกลาง เพราะคนที่ประกอบกลับที่ใหม่อาจไม่ใช่คนเดียวกับคนที่ถอด

สัปดาห์สุดท้ายก่อนวันขน ต้องเช็คอะไรบ้าง?

สัปดาห์สุดท้ายคือช่วงยืนยันทุกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งเวลาเข้าออกอาคาร รายชื่อทีมงานที่ต้องแลกบัตร เส้นทางรถบรรทุกและจุดจอด ลิฟต์ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ และผู้ประสานงานฝั่งบริษัทที่จะอยู่หน้างานจริงทั้งต้นทางและปลายทาง ควรเป็นคนละคนกันสองฝั่งเพื่อไม่ให้ต้องวิ่งไปมา

สิ่งที่มักถูกลืมในสัปดาห์สุดท้ายคือของที่ไม่ได้อยู่บนโต๊ะใคร เช่น ของในห้องเก็บของ ป้ายบริษัทหน้าล็อบบี้ ตู้เก็บเอกสารเก่าใต้บันได และของในห้องครัวส่วนกลาง ของกลุ่มนี้ไม่มีเจ้าของชัดเจนจึงไม่มีใครแพ็ก แล้วไปโผล่เป็นงานค้างในวันขน

ควรเดินสำรวจรอบออฟฟิศพร้อมทีมขนย้ายอีกรอบในสัปดาห์นี้ เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายเห็นภาพเดียวกันก่อนวันงานจริง

วันขนจริงควรจัดลำดับงานยังไงให้เสร็จทันเปิดทำงาน?

ลำดับที่ใช้ได้จริงคือ ปูแผ่นรองพื้นและป้องกันลิฟต์ก่อนเป็นอันดับแรก จากนั้นขนของที่ไม่กระทบการทำงานออกก่อน เช่น เอกสารเก็บถาวรและเฟอร์นิเจอร์ว่าง แล้วค่อยตามด้วยอุปกรณ์ไอทีเป็นชุดสุดท้ายที่ออกและชุดแรกที่เข้าที่ใหม่ เพื่อให้ฝ่ายไอทีมีเวลาตั้งระบบก่อนคนมาถึง

ถ้าเงื่อนไขอาคารบังคับให้ขนของได้เฉพาะนอกเวลาทำการหรือวันหยุด แผนจะเปลี่ยนไปเป็นการทำงานต่อเนื่องข้ามคืน ซึ่งต้องเตรียมเรื่องทีมสำรอง อาหาร และการเข้าออกอาคารช่วงดึกไว้ล่วงหน้า

อีกจุดที่ควรกำหนดชัดคือใครมีอำนาจตัดสินใจหน้างานเมื่อเจอเรื่องนอกแผน เช่น ตู้ที่เข้าลิฟต์ไม่ได้ หรือของที่ไม่มีในผัง ถ้าไม่มีคนตัดสินใจ งานจะหยุดรอทั้งทีม

วันแรกที่ออฟฟิศใหม่ ควรเตรียมอะไรไว้ให้พนักงาน?

ควรเตรียมสามอย่างให้พร้อมก่อนพนักงานเข้ามา คือ ระบบเครือข่ายและไฟฟ้าที่ใช้งานได้จริง ผังบอกตำแหน่งที่นั่งติดไว้ที่ทางเข้า และจุดรวมกล่องส่วนกลางที่ยังไม่แกะ พร้อมผู้ประสานงานหนึ่งคนที่รับเรื่องของหายหรือของผิดโซน เพื่อไม่ให้ทุกคนโทรหาทีมขนย้ายพร้อมกัน

วันแรกไม่ควรตั้งเป้าให้ทุกอย่างเข้าที่ครบร้อยเปอร์เซ็นต์ แต่ควรตั้งเป้าให้ทุกคนทำงานต่อได้ ของที่ยังไม่เข้าที่สามารถทยอยจัดในสัปดาห์ถัดไปได้โดยไม่กระทบธุรกิจ

ควรเก็บรายการปัญหาที่เจอในวันแรกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรด้วย ทั้งของที่หาไม่เจอ ของที่เสียหาย และจุดที่แผนไม่ตรงกับความจริง เพราะเป็นข้อมูลที่ใช้เคลียร์กับทุกฝ่ายได้ตรงประเด็นที่สุด

ใครในบริษัทควรเป็นเจ้าภาพของงานย้ายออฟฟิศ?

ควรมีเจ้าภาพหลักหนึ่งคนที่มีอำนาจตัดสินใจจริง ไม่ใช่แค่คนรวบรวมข้อมูล และมีผู้ประสานงานย่อยประจำแต่ละแผนกอีกชั้นหนึ่ง โครงสร้างแบบนี้ทำให้ทีมขนย้ายมีคนเดียวที่ต้องคุยด้วย ขณะที่แต่ละแผนกยังมีคนดูแลของตัวเอง ซึ่งเร็วกว่าการให้ทุกคนคุยกับทีมขนย้ายโดยตรง

ถ้าองค์กรมีคลังเอกสารจำนวนมากที่ต้องรักษาลำดับแฟ้ม ให้ดูรายละเอียดเพิ่มที่หน้า ขนย้ายเอกสาร ส่วนของที่ยังไม่มีที่วางที่ออฟฟิศใหม่ ฝากไว้ก่อนได้ที่ เช่าที่วางของ