แจ้งย้ายที่อยู่บริษัท งานที่ต้องทำต่อหลังของถึงที่ใหม่

หลายบริษัทวางแผนวันขนของไว้ละเอียดมาก แต่ลืมวางแผนงานที่ตามมาหลังจากนั้น การแจ้งย้ายที่อยู่บริษัทเป็นงานที่ไม่มีใครทวงถามในวันขน แต่จะกลายเป็นปัญหาในเดือนถัดไป ตั้งแต่ใบกำกับภาษีที่ยังใช้ที่อยู่เดิม พัสดุที่ยังถูกส่งไปที่เก่า ไปจนถึงเอกสารราชการที่ส่งไปไม่ถึงผู้รับ

บทความนี้เขียนจากมุมของทีมขนย้ายที่เห็นลูกค้าองค์กรเจอปัญหาเดิม ๆ ซ้ำ ๆ หลังย้ายเสร็จ ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือทางภาษี รายละเอียดแบบฟอร์มและกำหนดเวลาของแต่ละหน่วยงานมีการปรับปรุงเป็นระยะ ควรตรวจสอบกับหน่วยงานนั้นโดยตรงเสมอ ถ้ายังไม่ได้วางแผนวันขน อ่านไทม์ไลน์ได้ที่ ย้ายออฟฟิศต้องทำอะไรบ้าง

ปรึกษาก่อนตัดสินใจได้ ไม่มีค่าใช้จ่ายทักไลน์096-275-9993

หลังย้ายออฟฟิศแล้ว ต้องแจ้งหน่วยงานไหนบ้าง?

หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับที่ตั้งกิจการโดยตรงมีสามกลุ่มหลัก คือ หน่วยงานที่ดูแลทะเบียนนิติบุคคลอย่างกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หน่วยงานด้านภาษีอย่างกรมสรรพากรสำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และสำนักงานประกันสังคมในฐานะนายจ้าง นอกจากนี้ยังมีใบอนุญาตเฉพาะธุรกิจที่ผูกกับที่ตั้งอีกชุดหนึ่ง

นอกจากหน่วยงานราชการแล้ว ยังมีคู่สัญญาเอกชนที่ผูกกับที่อยู่จดทะเบียนอีกหลายราย เช่น ธนาคารที่บริษัทเปิดบัญชีไว้ บริษัทประกัน ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตและโทรศัพท์ และคู่ค้าที่ออกใบแจ้งหนี้ให้เราเป็นประจำ

รายละเอียดแบบฟอร์ม เอกสารประกอบ และกรอบเวลาของแต่ละหน่วยงานควรตรวจสอบจากแหล่งทางการโดยตรง เช่น เว็บไซต์ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพราะมีการปรับปรุงขั้นตอนเป็นระยะ

เอกสารของบริษัทอะไรบ้างที่ต้องแก้ที่อยู่ตาม?

เอกสารที่ต้องไล่แก้มีทั้งที่พิมพ์ไว้แล้วและที่อยู่ในระบบ ได้แก่ หัวจดหมายและซองจดหมาย ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จและใบกำกับภาษี นามบัตรพนักงาน ตรายางที่ระบุที่อยู่ สัญญามาตรฐานที่ใช้ประจำ รวมถึงที่อยู่ที่ปรากฏบนเว็บไซต์ โปรไฟล์ออนไลน์ และลายเซ็นอีเมลของทุกคน

จุดที่มักหลุดมากที่สุดคือที่อยู่ที่ฝังอยู่ในระบบอัตโนมัติ เช่น เทมเพลตใบแจ้งหนี้ในโปรแกรมบัญชี ระบบออกใบเสร็จหน้าร้าน และอีเมลอัตโนมัติที่ส่งถึงลูกค้า เพราะไม่มีใครเปิดดูจนกว่าจะมีลูกค้าทักมาว่าที่อยู่ไม่ตรง

วิธีที่ได้ผลคือทำรายการจุดที่ปรากฏที่อยู่ทั้งหมดไว้ก่อนวันย้าย แล้วไล่ติ๊กทีละข้อหลังย้ายเสร็จ ไม่ใช่มานั่งนึกเอาทีหลังว่ายังเหลืออะไร

พัสดุและจดหมายที่ยังส่งไปที่เดิม ควรจัดการยังไง?

ควรถือว่าจะมีของส่งไปที่เดิมต่ออีกอย่างน้อยหนึ่งถึงสามเดือนเป็นเรื่องปกติ วิธีจัดการคือแจ้งเจ้าของอาคารหรือผู้เช่ารายใหม่ไว้ล่วงหน้าว่าจะมีพัสดุตกค้าง กำหนดคนหนึ่งคนที่รับผิดชอบไปรับของตามรอบ และทยอยแจ้งที่อยู่ใหม่กับคู่ค้าที่ส่งของประจำโดยเรียงจากรายที่ส่งบ่อยที่สุดก่อน

อีกเรื่องที่ควรทำตั้งแต่ก่อนย้ายคือถ่ายรูปกล่องจดหมายและจุดรับพัสดุที่เดิมไว้ พร้อมบันทึกว่าใครเป็นผู้ติดต่อของอาคาร เพราะเมื่อเวลาผ่านไปสองเดือน คนที่เคยรู้จักกันอาจไม่อยู่แล้ว

สำหรับเอกสารสำคัญที่ส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน ควรเร่งแจ้งที่อยู่ใหม่เป็นลำดับแรก เพราะเอกสารกลุ่มนี้มักมีกำหนดเวลาให้ตอบกลับ

ป้ายบริษัทและข้อมูลออนไลน์ ต้องอัปเดตตรงไหนบ้าง?

ที่อยู่ของบริษัทปรากฏในที่ที่คนมองข้ามหลายจุด ทั้งป้ายหน้าอาคารและป้ายในลิฟต์ที่เดิม ข้อมูลธุรกิจบนแผนที่ออนไลน์ หน้าติดต่อเราบนเว็บไซต์ โปรไฟล์บนโซเชียลมีเดีย และรายการในไดเรกทอรีธุรกิจต่าง ๆ ควรไล่แก้ให้ตรงกันทุกจุดเพราะข้อมูลที่ขัดกันทำให้ลูกค้าไปผิดที่

ข้อมูลบนแผนที่ออนไลน์ควรแก้ให้เร็วที่สุดเพราะเป็นจุดที่ลูกค้าใช้นำทางมากที่สุด และควรถ่ายรูปหน้าอาคารที่ใหม่ประกอบไว้ด้วยเพื่อให้คนหาถูกจริง

อย่าลืมแจ้งพนักงานส่งของและคนขับรถของคู่ค้าที่มาประจำด้วย เพราะหลายคนจำเส้นทางมากกว่าจำที่อยู่

ควรทำงานแจ้งย้ายเรียงลำดับก่อนหลังยังไง?

ลำดับที่ลดความเสี่ยงได้มากที่สุดคือ เริ่มจากงานที่มีผลทางกฎหมายและมีกรอบเวลาก่อน ตามด้วยงานที่กระทบการรับเงินและออกเอกสารให้ลูกค้า แล้วจึงตามด้วยงานที่กระทบการรับของและการติดต่อทั่วไป ส่วนงานที่แก้เมื่อไหร่ก็ได้อย่างนามบัตรและของที่ระลึกให้ทำเป็นลำดับท้ายสุด

ถ้าบริษัทมีคลังเอกสารเก่าจำนวนมากที่ต้องขนไปด้วยและต้องรักษาลำดับแฟ้ม ดูวิธีที่ทีมงานใช้ได้ที่หน้า ขนย้ายเอกสาร

ของที่ไม่เอาไปที่ใหม่ ควรจัดการยังไงให้จบ?

ควรแยกเป็นสามกลุ่มตั้งแต่ก่อนวันขน คือ ของที่ขายต่อหรือบริจาคได้ ของที่ต้องทำลายอย่างถูกวิธีเพราะมีข้อมูลลูกค้าอยู่ และของที่ยังไม่ตัดสินใจแต่ไม่มีที่วางที่ใหม่ กลุ่มที่สามคือกลุ่มที่มักค้างอยู่ที่ออฟฟิศเก่าจนถึงวันคืนพื้นที่ แล้วกลายเป็นปัญหากับเจ้าของอาคาร

เอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าหรือพนักงานไม่ควรทิ้งรวมกับขยะทั่วไป ควรมีวิธีทำลายที่ตรวจสอบได้และมีผู้รับผิดชอบชัดเจน

ส่วนของที่ยังตัดสินใจไม่ได้ วิธีที่ทำให้คืนพื้นที่ได้ตรงเวลาคือย้ายออกไปพักไว้ที่อื่นก่อนแล้วค่อยตัดสินใจทีหลัง ดูรายละเอียดที่หน้า เช่าที่วางของ

ควรเผื่อเวลางานเอกสารหลังย้ายไว้นานแค่ไหน?

ควรมองว่างานหลังย้ายเป็นงานที่กินเวลาหลายสัปดาห์ ไม่ใช่หลายวัน เพราะแต่ละหน่วยงานและคู่ค้ามีรอบการทำงานของตัวเอง การตั้งเป้าให้จบภายในวันเดียวมักทำให้ตกหล่น วิธีที่ได้ผลกว่าคือทำเป็นรายการติดตามที่มีผู้รับผิดชอบและวันครบกำหนดกำกับไว้ทุกข้อ

สิ่งที่ช่วยได้มากคือกำหนดวันตรวจซ้ำไว้ล่วงหน้า เช่น หนึ่งเดือนหลังย้าย ให้เจ้าภาพเดิมกลับมาไล่รายการทั้งหมดอีกรอบ เพราะจะเห็นทันทีว่าอะไรที่คิดว่าทำแล้วแต่จริง ๆ ยังค้างอยู่

ถ้ากำลังวางแผนวันขนอยู่และอยากให้ทีมงานช่วยดูว่าเงื่อนไขอาคารทั้งสองฝั่งจะกระทบแผนอย่างไร ส่งรายละเอียดมาที่ทักไลน์ @911avqyp ได้